Решения Open Text в области управления данными для SAP- инсталляций

Open Text разработала специализированное решение для хранения и интеграции контента в различных ИТ-ландшафтах, в том числе и для SAP-инсталляций. Оно поставляется в рамках партнерской программы, действующей уже более 20 лет. В России решение активно продвигается с середины 2008 года.

Большинство крупных и средних российских предприятий к настоящему моменту прошли первичный этап автоматизации, в ходе которого была создана необходимая инфраструктура, внедрены промышленные ERP-системы. Сегодня, когда инвестиции в ИТ-проекты подвергаются значительным сокращениям, организации, в первую очередь, вкладывают средства в повышение эффективности использования уже установленных систем. Одна из актуальных задач повышения эффективности – задача связывания структурированных и неструктурированных данных, возникающих при работе с различными информационными системами обеспечения единого подхода к управлению жизненным циклом и хранением данных.

К неструктурированным данным, в первую очередь, относятся электронная почта, личные файлы, данные систем сканирования, специализированные базы данных, данные, выгружаемые из ERP, CRM, BI-систем. По данным независимых аналитиков соотношение структурированных и неструктурированных данных, циркулирующих в организациях, составляет 1 к 9. Обработка и поиск неструктурированного контента – одни из самых затратных операций, отнимающих много времени у сотрудников организаций и предприятий.

Долгое время большинство организаций раздельно управляли структурированными (в ERP-системах) и неструктурированными (в ECM-системах и системах электронного документооборота) данными. Однако тенденцией последнего времени становится создание разработчиками ECM-систем специализированных решений, которые встраиваются в ERP-системы и позволяют полноценно управлять документами и неструктурированными данными в интерфейсе ERP

Крупнейшие ECM-вендоры

Источник:Gartner Research, 2008

Например, многолетний лидер рынка ECM (Enterprise Content Management) систем, компания Open Text разработала специализированный пакет решений для SAP-инсталляций (ERP, CRM, HR, PLM), который решает задачи по повышению доступности к внешним данным при работе в SAP-приложениях. Это решение носит название SAP Document Access by Open Text и позволяет решать задачи интеграции данных на основе аккумуляции информации вокруг конкретного бизнес-процесса или объекта SAP. Рассмотрим подход Open Text на примере решений для интеграции и управления контентом для SAP-инсталляций.

Задачи

У предприятий, которые продолжительное время используют приложения SAP, существует несколько основных задач в области управления контентом.

- управление хранением и архивированием SAP-базы
При достижении объема базы данных 500Гб, времени бэкапа более 3 часов, сложной структуре хранения информации, наличии различных систем (например, CRM, BW, системы потокового сканирования документов, электронной почты) архивирование и хранение данных традиционными инструментами не обеспечивают необходимого удобства работы и гарантии непрерывности работы системы. При этом, в соответствии с требованиями российского законодательства и внутренними потребностями в снижении рисков, ИТ-отдел должен гарантировать сохранность документов и информации в долгосрочном периоде (более 10 лет).

- обеспечение доступа к различным документам и информации из интерфейса SAP
Работая в конкретном приложении (модуле), сотрудник должен иметь возможность использовать данные или копии документов, которые созданы и хранятся в других системах. Переключение между системами и поиск необходимой информации снижает эффективность работы. Сотрудники нуждаются в доступе ко всем необходимым данным, связанным с конкретным бизнес-процессом или объектом из одной точки. Причем единой точкой может быть как сама система SAP, использующая данные других информационных систем (ИС), так и любая другая система, например, сторонняя CRM или WMS система, использующая данные из хранилища SAP.

- структурирование хранения, представление данных в структурированном виде
Как правило, данные создаются и хранятся в различных ИС. Из-за этого сотрудники предприятия не имеют возможности увидеть полную картину «в одном окне» и при принятии решений руководствуются неполной и зачастую недостоверной информацией. Предприятие в связи с этим несет риск и дополнительные издержки. Для обеспечения оптимального качества работы компании увеличивают затраты на обучение сотрудников и операционную поддержку. Бизнес принимает дополнительные риски от неэффективно выстроенных инструментов доступа к информации. Возникает необходимость в оптимизации процессов обработки информации и принятия решения.

- обеспечение процессов workflow в ERP-системе
Организации нуждаются в том, чтобы автоматизированные бизнес-процессы были сквозными и обеспечивали полноту и целостность данных в различных ИТ-системах.

Решение

Компания Open Text разработала специализированное решение для хранения и интеграции контента в различных ИТ-ландшафтах, в том числе и для SAP-инсталляций. Данное решение поставляется компаниями SAP и Open Text в рамках партнерской программы, действующей уже более 20 лет. В России решение активно продвигается с середины 2008 года.

Решение состоит из двух компонент:
1. SAP Archiving by Open Text;
2. SAP Document Access by Open Text.

Решение задач архивирования осуществляется с помощью продукта SAP Archiving by Open Text. Дополнительно к SAP устанавливается консоль Archive Server от Open Text, которая обеспечивает управление архивированием и доступ из системы SAP к документам, хранящимся в других системах. Консоль позволяет с высокой (точностью???) настраивать политики хранения и доступа к данным для администраторов и пользователей системы.
Если архивирование данных – это сугубо ИТ-функция, то продукт SAP Document Access by Open Text решает прикладные задачи процессно-функциональной группировки контента и обеспечения доступа к нему из интерфейсов модулей SAP.

Решение Document Access позволяет привязывать все относящиеся к бизнес-процессу данные (почтовые сообщения, принт-листы, сканированные копии документов, техническую документацию) в автоматическом режиме и предоставлять пользователям доступ к этим данным в контексте бизнес-процессов и операций, в которых они принимают участие. В целом решение ориентировано на комплексное управление контентом для SAP-систем и систем, являющихся источником данных для SAP-инсталляций.

Основными возможности SAP Document Access являются:

• Доступ из любого модуля системы SAP к документам и данным, как связанным, так и не связанным с SAP.
• Структурирование и хранение всего контента в виде виртуальных папок, динамический сбор в автоматическом режиме контента, относящегося к бизнес-процессу.
• Интеграция всего контента, связанного с бизнес-процессом (электронная почта,  сканированные копии бумажных документов: счета, договора, техническая документация).
• Архивирование документов (в систему включен продукт SAP Archiving by Open Text).
• Потоковое сканирование и распознавание документов.
• Возможность использовать workflow-движок SAP для автоматизации процессов работы с документами.

Эффективность решения

Более 60% компаний из 14 000 клиентов Open Text являются клиентами SAP. Согласно проведенным среди клиентов компании SAP исследованиям, решения данного класса окупаются в среднем в срок менее года. Среди основных преимуществ решений можно выделить:
 Повышение эффективности операций и процессов:

• Виртуальные папки и структуризация контента снижают затраты на выполнение операций и упрощает управление неструктурированным контентом внутри конкретного бизнес-процесса. Обеспечивается единая точка доступа из любого модуля SAP.
• Простой доступ к унаследованным данным.
• Запуск решения в SAP исключает необходимость обучения и адаптации пользователей.
• Хранение данных в одном месте. Таким образом снижаются затраты на транзакции, поскольку нет необходимости обращаться к унаследованным системам.

Снижение полной стоимости владения и затрат на ИТ:

• Обеспечение соответствия стандартам долгосрочного хранения архивных данных и документов в надежном и неизменном формате.
• Масштабируемость с высокой степенью доступности и полноценным восстановлением после сбоев.
• Повышение производительности ИТ-ландшафта, поддержка различных аппаратных платформ.
• Консолидация управления хранением, снижение затрат на поддержку.

      Открытость архитектуры, реализованной на базе NetWeaver
      Адаптируемое и динамически обновляющееся бизнес-содержание
      Возможность развития на базе данного решения полнофункциональной СЭД (на базе Open Text LiveLink ECM Suite)

Приход Open Text в Россию (в результате покупки Hummingbird) и последовавшее заключение стратегического договора с SAP о совместном продвижении и продаже решений SAP Archiving и SAP Document Access говорят о серьезном отношении компаний к российскому рынку управления контентом. Решения Open Text в интеграции с SAP уже внедрены и внедряются в ряде российских компаний.

В Terralink прогнозируют, что через три-четыре года подобные решения по управлению неструктурированной информацией будут внедрены в 50% крупных российских корпораций, использующих SAP. Заказчики таких систем будут первыми в России компаниями, получающими существенный эффект от совместного использования ERP и ECM-систем.